Büromanagement (SGD)


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Büromanagement ist eine große Aufgabe und bezieht viele Stakeholder mit ein. In diesem Handbuch werden wir uns mit dem Büromanagement befassen, wie es von modernen Büroleitern durchgeführt wird. Wir werden uns die Anforderungen der Aufgabe des Büromanagements, die für den Erfolg erforderlichen Fähigkeiten und die Veränderung der Rolle ansehen.

Was ist Büromanagement?
Büromanagement ist eine Aufgabe, die sich auf die Verbesserung der Produktivität, Effizienz und Arbeitsbedingungen in einem Büro konzentriert. Dies kann eine Vielzahl von Aufgaben umfassen, darunter die Verwaltung eines Arbeitsbereichs, die Verwaltung der Besucher des Arbeitsbereichs, die Organisation von Aktivitäten im Büro und Veranstaltungen außerhalb des Unternehmens für Mitarbeiter, die Planung und Buchung von Reisen für Mitarbeiter, die Verwaltung der internen Kommunikation und vieles mehr.

Office Manager ist eine bestimmte Berufsbezeichnung, die sich mit den oben genannten Aufgaben befasst und nicht mit anderen Managern im Büro verwechselt werden sollte, z. B. Marketing- oder Betriebsleiter. Vielmehr ist die Arbeit eines Büroleiters von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich, abhängig von der Branche, der Größe des Unternehmens und der Zusammensetzung anderer Abteilungen.

Es gibt eine Reihe von alternativen Titeln für die Rolle, wie zum Beispiel:

Arbeitsplatzmanager
Leiter des Bürobetriebs
Hausmeister
Verwaltungsdirektor

Fähigkeiten als Büroleiter
Soft Skills sind vor allem für einen guten Büroleiter von entscheidender Bedeutung. Büroleiter dienen häufig als Vermittler für verschiedene Abteilungen, sei es die Kommunikation zwischen dem oberen Management und den Mitarbeitern, zwischen der Personalabteilung und den Mitarbeitern oder zwischen dem Unternehmen und anderen Mitarbeitern im Gebäude, z. B. dem Aufsichtspersonal. Lesen Sie unseren Artikel darüber, wie Sie Ihre Büromanagementfähigkeiten verbessern und welche Tools Sie beherrschen sollten, um Ihre Karriere voranzutreiben.

Dies bedeutet nicht, dass technische Fähigkeiten unwichtig sind, sie können sicherlich einen Mehrwert bieten . Insbesondere da sich die Rolle des Büroleiters im Laufe der Zeit weiter ändert, gewinnen technische Erfahrung und Ausbildung, wie z. B. die Fähigkeit zur Verwendung von Software oder das Verständnis der Arbeitsgesetze, an Bedeutung.

Vor diesem Hintergrund sollten sich die wichtigsten Soft Skills, auf die sich ein Büroleiter konzentrieren sollte, auf Folgendes konzentrieren:

Organisatorische Fähigkeiten, da die Menge und Vielfalt der Anforderungen an die Rolle bedeutet, dass nur die am besten organisierten Büroleiter wirklich gute Leistungen erbringen.
Zwischenmenschliche Fähigkeiten, um es ihnen zu ermöglichen, mit unglücklichen Mitarbeitern umzugehen, einen guten ersten Eindruck bei den Besuchern zu hinterlassen und angespannte Meinungsverschiedenheiten zwischen den Teams zu zerstreuen.
Kommunikationsfähigkeiten, sodass die Mitarbeiter eine klare Vorstellung davon haben, was die Geschäftsleitung für die Zukunft plant und was sie von den Mitarbeitern erwarten.
Verhandlungsgeschick, um eventuelle Vereinbarungen des Unternehmens mit externen Anbietern zu verbessern.
Was sind die typischen Arten der Büromanagement?
Unabhängig von der Branche ist in den meisten Unternehmen Platz für eine Position als Büroleiter. Die diesem Mitarbeiter zugewiesenen Aufgaben können jedoch sehr unterschiedlich sein und von einer Reihe von Faktoren abhängen, nicht zuletzt von der Branche, in der das Unternehmen tätig ist.

Die häufigsten Arten von Büroleitern sind:

Corporate Office Manager
Manager von Anwaltskanzleien
Manager von Arzt- und Zahnarztpraxen
Virtuelle Büroleiter
Corporate Office Manager
In einem Unternehmen besteht die Hauptaufgabe der Büroleiter darin, die Leistung der im Büro tätigen Abteilungen zu verbessern. Das Umfeld, in dem Mitarbeiter arbeiten, sollte der von ihnen geleisteten Arbeit sowie dem Branding und der Kultur des Unternehmens selbst angemessen sein. In Unternehmensumgebungen können Büroleiter an der Arbeit anderer Abteilungen beteiligt sein, z. B. Personalwesen, Finanzen und sogar Marketing.

Bei großen Unternehmen ist es üblich, dass mehrere Niederlassungen im ganzen Land oder sogar auf der ganzen Welt verteilt sind. In diesem Fall wird normalerweise mindestens ein Büroleiter eingestellt, um die Aufgaben in jeder Niederlassung zu überwachen, wobei jeder an einen höheren Büroleiter berichtet, der in der Regel in der Zentrale beschäftigt ist und den gesamten Betrieb der Büroleitung verwaltet.

Manager von Anwaltskanzleien
Anwaltskanzleien beschäftigen Büroleiter , um die Arbeitsumgebung für Mitarbeiter und Kunden des Unternehmens zu verwalten. Ihre Zuständigkeiten unterscheiden sich zwischen den Büros, aber die Leiter der Rechtsabteilung sind häufig damit beauftragt, eingehende Kunden und andere Besucher des Gebäudes zu behandeln, sich mit Verwaltungsassistenten zu befassen, die Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter zu verwalten und gemeinsam mit dem HR-Team an Projekten zu arbeiten.

Eine der Hauptaufgaben eines Anwaltskanzleimanagers sind die Büroräume selbst. Da hier häufig aktuelle und potenzielle Mandanten mit ihrem Rechtsbeistand sprechen, muss der Arbeitsbereich ein Höchstmaß an Professionalität bieten.

Die Arbeit als Kanzleimanager erfordert im Allgemeinen ein Verständnis des Rechts, insbesondere in allen Bereichen, auf die sich das Unternehmen spezialisiert hat.

Manager von Arzt- und Zahnarztpraxen
In der Gesundheitsbranche sind Büroleiter häufig in Krankenhäusern, Arztpraxen und Zahnarztpraxen beschäftigt. In diesem Fall müssen Büroleiter in der Regel über ein bestimmtes Maß an relevanten Branchenkenntnissen verfügen. Dies kann Schulungen in Gesundheitswesen oder Anatomie, Laborverfahren und sogar das Gesetz über das Gesundheitswesen umfassen.

Ein im Gesundheitswesen tätiger Büroleiter ist weiterhin für den Arbeitsbereich verantwortlich, wobei der Schwerpunkt auf der Schaffung einer für Patienten geeigneten Umgebung liegt. Vor allem in der gesamten Anlage ist strenge Sauberkeit von entscheidender Bedeutung. Der Komfort und das Gefühl der Patienten sind ebenfalls wichtig, daher sollten Warteräume und Operationssäle eine beruhigende und sichere Ästhetik haben, und das Personal muss ermutigt werden, im Umgang mit Patienten eine ähnliche Präsenz zu zeigen.

Zusätzliche Aufgaben für Büroleiter im Gesundheitswesen können den Umgang mit der Vertraulichkeit von Patienten, die Einhaltung angemessener Verfahren zur Entsorgung von medizinischen Abfällen und möglicherweise sogar die Überwachung von medizinischen Assistenten umfassen.

Virtuelle Büroleiter
In vielen Unternehmen ist kein Büroleiter erforderlich, der hauptberuflich an einem einzigen Standort arbeitet. Das Unternehmen ist möglicherweise zu klein und kann sich niemanden für die Stelle leisten, oder es hat möglicherweise nur wenige Stunden Arbeit pro Woche, um die es sich kümmern muss. Es wird auch immer häufiger, ein Unternehmen mit einem großen Teil der Mitarbeiter oder vielleicht sogar dem gesamten Personal zu führen, das remote arbeitet.

Für Unternehmen wie diese wird die Rolle eines virtuellen Büroleiters immer häufiger und wichtiger für den Erfolg. Damit können wichtige Aufgaben von einem Büroleiter ordnungsgemäß erledigt werden, ohne dass das Unternehmen zu einem traditionelleren Setup wechseln muss.

Die Verantwortlichkeiten eines virtuellen Büroleiters hängen stark vom Unternehmen selbst ab – was das Unternehmen benötigt, wie viele Stunden der Mitarbeiter voraussichtlich pro Woche arbeiten wird, von der Unternehmenskultur usw. Die meisten Verantwortlichkeiten des Corporate Office Managers bleiben jedoch weiterhin bestehen.

Der größte Unterschied zu einem virtuellen Büroleiter ist der Mangel an physischem Speicherplatz. Es mag überflüssig erscheinen, einen Büroleiter ohne Büro zu haben, aber dies ist ein Missverständnis. Bei einem virtuellen Büro muss der Büroleiter immer noch die meisten Aufgaben eines herkömmlichen Büroleiters erledigen, z. B. das Organisieren von Reisen, das Planen von Offsite-Firmenveranstaltungen und das Helfen bei Projekten für andere Teams. Dies erfordert jedoch den Umgang mit Teams, die über verschiedene Standorte verteilt sind. Und dies kann sogar unterschiedliche Länder in völlig unterschiedlichen Zeitzonen bedeuten. Es mag nicht intuitiv erscheinen, aber die Einstellung eines Büroleiters kann am wichtigsten sein, wenn es überhaupt kein physisches Büro gibt.

Wie verändert sich das Konzept des Office Managements?
Das Büromanagement hat sich in den letzten Jahren erheblich weiterentwickelt. Diese Mitarbeiter haben sich von Empfangsmitarbeitern und Sekretären, die mit dem Erstellen von Fotokopien und der Weiterleitung von Nachrichten beauftragt sind, zu strategischeren Rollen im Unternehmen gewandelt. Viele Büroleiter treffen sich jetzt regelmäßig mit leitenden Mitarbeitern, da sie mit wichtigen Entscheidungen wie dem Standort des Büros, Produktivitätsverbesserungen und vielem mehr beauftragt sind.

Modernes Büromanagement
Von modernen Büroleitern wird erwartet, dass sie einen direkteren Einfluss auf die Umsatzgenerierung des Unternehmens haben. Sie haben die Aufgabe, ihre eigenen Projekte wie andere Abteilungen im Unternehmen zu planen, auszuführen und zu analysieren – alles mit dem Ziel, dem Unternehmen einen echten Mehrwert zu bieten.

Immer mehr Büroleiter werden in die Arbeit anderer Teams einbezogen – beispielsweise bei der Erstellung großer Marketing- und Markenkampagnen, bei der Planung von von Unternehmen geführten Veranstaltungen und bei der Unterstützung des HR-Teams bei Projekten zur Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität. Der Büroleiter kann in der Regel mit der Suche und Einrichtung geeigneter Wellnessprogramme für Mitarbeiter beauftragt werden , in der Regel in Abstimmung mit der Personalabteilung.

Mit dieser zusätzlichen Verantwortung und dem Raum für berufliches Wachstum gehen höhere Erwartungen einher. Ein erfolgreicher Büroleiter sollte Erfahrung und Wissen in den verschiedenen vom Unternehmen verwendeten Software haben. Projektmanagementfähigkeiten sind ein Muss, da die Rolle wichtiger und selbstständiger wird. Es ist wichtig, dass sie über Branchenkenntnisse wie Trends, Vorschriften und Neuigkeiten auf dem Laufenden bleiben.

Ein Büroleiter kann aufgefordert werden, viele verschiedene Hüte zu tragen. Zwei Unternehmen haben möglicherweise nicht nur sehr unterschiedliche Erwartungen an die Position, sondern die Verantwortlichkeiten für einen Büroleiter in einem Unternehmen können sich von Woche zu Woche erheblich ändern. Wenn andere Abteilungen Projekte starten, die Hilfe benötigen, oder wenn sich ein großes Unternehmensereignis nähert oder wenn sich die Branche plötzlich ändert, wird der Büroleiter möglicherweise gebeten, seine aktuellen Aufgaben fallen zu lassen und dabei zu helfen, die Lücke zu schließen.

Was sind die Hauptfunktionen des Büromanagements?
Die Verantwortung eines Büroleiters innerhalb eines Unternehmens hängt von vielen Faktoren ab, wie z. B. der Branche, der Größe und der Unternehmenskultur. Diese Liste konzentriert sich daher auf die typischen Aufgaben eines modernen Büroleiters in einer Unternehmenszentrale.

Die typischen Bereiche der Büromanagement lassen sich unterteilen in:

Die Büroräume
Mitarbeiterführung
Veranstaltungsplanung
Mitarbeiterreisen
Mitarbeiter der Einrichtung
Interne Kommunikation
Sicherheit und Schutz
Die Büroräume
In einer Standard-Büromanagementrolle ist dies häufig die Hauptverantwortung. Es ist wichtig, ein Gleichgewicht zwischen Form und Funktion zu finden – um eine positive Atmosphäre zu gewährleisten und gleichzeitig eine hohe Leistung zu erzielen.

Beispielaufgaben:

Die Ästhetik der Büroräume muss der Marke und den dort arbeitenden Personen entsprechen.
Festlegen der Kultur, Normen und Organisation der In-Office-Arbeit.
Schaffung eines geeigneten Arbeitsraums für Mitarbeiter zur Verbesserung von Produktivität und Arbeitsmoral.
Ersetzen defekter, verbrauchter oder veralteter Geräte.
Umgang mit den von verschiedenen Teams genutzten Besprechungsräumen.
Mitarbeiterführung
Oft, wenn auch nicht ohne Kontroversen, wird der Büroleiter gebeten, der Personalabteilung mit dem Rest des Personals zu helfen . In kleinen, aufstrebenden Unternehmen gibt es möglicherweise überhaupt kein HR-Team, und die Gesamtheit dieser Verantwortlichkeiten kann dem Büroleiter übertragen werden. In diesen Fällen sollte kein General Office Manager in Betracht gezogen werden, sondern es sollte jemand mit umfassenden Kenntnissen des Arbeitsrechts hinzugezogen werden.

In jedem Fall kann die Einbeziehung des Büroleiters in die Personalverantwortung weichere Aufgaben wie das Hören von Bedenken und Rückmeldungen von Mitarbeitern sowie Aufgaben im Zusammenhang mit Löhnen und Leistungen umfassen.

Beispielaufgaben:

Verwalten von Vergünstigungen und Wohlfühlprogrammen.
Verstehen, wie Mitarbeiter im Büro am besten arbeiten und welche Bedürfnisse und Wünsche sie haben.
Zusammenarbeit mit der Personalabteilung bei der Einstellung und Einstellung von Mitarbeitern.
Verwaltung der Zahlung und Beförderung bestehender Mitarbeiter
Unterstützung bei der Schaffung externer Motivation für Mitarbeiter.
Personal der Einrichtung verwalten
Mitarbeiter des Unternehmens sind oft nicht die einzigen, die in den Büroräumen arbeiten. Externe Auftragnehmer und Mitarbeiter des gemieteten Gebäudes sind häufig im Büro anwesend, und ihre Verwaltung fällt im Allgemeinen in den Zuständigkeitsbereich des Büroleiters.

Beispielaufgaben:

Arbeiten mit Personen, die in Büroräumen arbeiten, aber keine Mitarbeiter des Unternehmens sind, z. B. Wartungsmitarbeiter, Aufsichtspersonal oder Zustellfahrer.
Kommunikation mit dem Vermieter oder Hausverwalter.
Aufbau von Beziehungen zu externen Lieferungen.
Veranstaltungsplanung
Die Verwaltung der Ereignisse innerhalb der Büroräume fällt eindeutig in die Domäne eines Büroleiters. Dies erstreckt sich häufig auch auf Veranstaltungen außerhalb des Büros, sei es auf Veranstaltungen zur Teambildung von Mitarbeitern oder auf Veranstaltungen, an denen Kunden und potenzielle Kunden beteiligt sind.

Beispielaufgaben:

Planung und Organisation von Urlaubsfeiern im Büro.
Verwalten von Reisen außerhalb des Standorts wie Workshops, Teambuilding-Veranstaltungen, Exerzitien usw.
Umgang mit Veranstaltungsorten, Anbietern, Ständen und Reiserouten.
Mitarbeiterreisen
Die Verwaltung der Reisen von Mitarbeitern ist ein wichtiger Bestandteil des modernen Büromanagements. Es sind viele bewegliche Teile zu berücksichtigen, und die Arbeitsbelastung für das Reisemanagement kann manchmal immens und sehr chaotisch sein. Unvorhergesehene Komplikationen beim Reisen können schädliche Folgen für ein Unternehmen haben, wenn sie nicht richtig gehandhabt werden. Dies kann bedeuten, dass ein wichtiges Branchenereignis verpasst wird oder ein großer potenzieller Kunde verloren geht.

Beispielaufgaben:

Verwaltung eines Reisebudgets für Mitarbeiter.
Umgang mit Flügen, Transport zu und von Flughäfen und Unterkunft.
Umgang mit Notfällen wie stornierten oder verpassten Flügen.

Interne Kommunikation
Die Kommunikation zwischen der Geschäftsleitung eines Unternehmens und den arbeitenden Mitarbeitern ist für die produktive Arbeit eines Unternehmens äußerst wichtig. Die Verwaltung wird häufig dem Büroleiter übertragen. Selbst wenn ein Unternehmen eine Kommunikationsabteilung oder Kommunikationsspezialisten im Marketingteam hat, kann der Büroleiter gebeten werden, bei dieser Art von Arbeit zu helfen.

Beispielaufgaben:

Kommunikation der Bedürfnisse und Ziele des Unternehmens an seine Mitarbeiter.
Aktualisieren von Mitarbeitern über Unternehmensänderungen wie Branding, Einstellungen und Abteilungsaktualisierungen.
Anhörung und Berücksichtigung der Anliegen und Bedürfnisse der Mitarbeiter
Sicherheit und Schutz
Die Bedeutung der Schaffung eines sicheren Arbeitsumfelds kann nicht unterschätzt werden. Dies bedeutet, dass die Arbeitsbedingungen für die Mitarbeiter sicher sein müssen und das Unternehmen auch vor potenziellen externen Bedrohungen geschützt sein sollte.

Organisation und Durchführung von Übungen, z. B. für Feuer oder aktive Schützen
Sicherstellen, dass das Gebäude nachts verschlossen ist
Verwalten von Sicherheitsteams oder CCTV
Verteilen und Verfolgen von Schlüsseln und Ausweisen für Mitarbeiter und Gäste
Gewährleistung des Zugangs zu angemessener Sicherheitsausrüstung
Genehmigung von Werkzeugen und Materialien für die richtigen Mitarbeiter
(In Verbindung mit IT) Datensicherheit
(In Verbindung mit der Personalabteilung) Umgang mit Belästigung, Diskriminierung oder bedrohlichem Verhalten zwischen Mitarbeitern, Anzeichen von Wut und Frustration der Mitarbeiter
Die Rolle des Admin-Profis entwickelt sich weiter und stellt jedes Jahr höhere Anforderungen an die Position. Eine der besten Möglichkeiten, Ihre Fähigkeiten mit dem Markt zu vergleichen, besteht darin, sich die Stellenbeschreibungen der Büroleiter anzusehen. Sie werden die hohen Erwartungen sehen, die viele Unternehmen haben. Unternehmen können die direkten Auswirkungen von Büroleitern auf ihre Arbeitsumgebung erkennen, sodass die Rolle wahrscheinlich nicht so schnell verschwindet. Für Büroleiter ist die Rolle so anspruchsvoll, dass sie zu leitenden Positionen im Unternehmen führen kann, vom Stabschef bis hin zum Chief Operations Officer.

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